HAMK/HAMI rekrytointiprosessi

Kuvaus HAMK/HAMIn täyttölupa- ja rekrytointiprosessista

1. Kaikki rekrytoinnit käsitellään Kuntarekryssä. Pääosa (pois lukien harjoittelijat ja opiskelija-assistentit) rekrytoinneista viedään rekryryhmän käsittelyyn, joka kokoontuu johtoryhmän jälkeen (jatkot), noin kerran kuukaudessa.  Harjoittelijoiden ja opiskelija-assistenttien osalta riittää yksikön johtajan tai muun organisaation vastuuhenkilön hyväksyntä Kuntarekryssä. Kaikki rekrytoinnit käsitellään kuitenkin Kuntarekry-järjestelmässä.

2. Täyttölupa tulee olla Kuntarekryssä käsiteltävänä viimeistään käsittelyä edeltävänä perjantaina yksikönjohtajan tai muun organisaation vastuuhenkilön hyväksymänä.

3.  Täyttöluvat käsitellään rekryryhmässä (Aikataulu) tai muun hyväksyjän toimesta heidän määrittämän aikataulun mukaisesti.

4. Käsitelty täyttölupa näkyy Kuntarekry -järjestelmästä ja siitä tulee myös tieto täyttöluvan hakijalle.

5. Sisäiseen tai ulkoiseen hakuun jatkavat rekrytoinnit → Ilmoitustekstit päivitetään Kuntarekryyn → Tarkistuksen jälkeen eteenpäin henkilöstöpalveluihin sähköposti-ilmoitus, että valmiina. Käsittely Kuntarekryn kautta.

6. Ulkoiseen hakuun menevissä ilmoituksissa minimihakuaika on kaksi viikkoa.

7. Sisäiseen hakuun menevät ilmoitukset laitetaan sisäisille sivuille (hakuaika 1-2 viikkoa) tai esim. harjoittelijoiden ja opiskelija-assistenttien haku voidaan tehdä Yammer-portaalin kautta rekrytoivan yksikön toimesta. Täyttölupa (lupa rekrytoinnille) tulee olla kuitenkin tehtynä ennen Yammerissa tehtävää julkaisua.

8. Hakuajan päätyttyä rekrytointiprosessista vastaava henkilö yksikössä ottaa listauksen hakijoista Kuntarekrystä. Listojen tulostamiseen saa tarvittaessa apua Henkilöstöpalveluista. Vaihtoehtoisesti hakijoita voi käsitellä suoraan Kuntarekry -ohjelmassa, esim. määritellä pätevyyden sekä soveltuvuuden tehtävään sekä kirjata hakijasta muistiinpanoja.

9. Yksikössä suoritetaan haastattelut ym. rekrytointiprosessiin kuuluvat toimenpiteet. Hakijoilla ei ole mahdollisuutta liittää hakemukseensa liitteitä, joten hakijoiden todistukset tulee tarkistaa haastatteluiden yhteydessä. Tarvittaessa ole yhteydessä Henkilöstöpalveluihin, jos haluat lähettää hakijan testattavaksi.

10. Tämän jälkeen tehdään valinta. Aseta valittu henkilö Palkattu -tilaan Kuntarekryssä ja ilmoita lisäksi valitusta henkilöstä Henkilöstöpalveluihin sähköpostilla.
 
11. Yksikkö informoi valittua henkilöä henkilökohtaisesti.

12. Rekrytoiva yksikkö pyytää valitulta ja lähettää valitun henkilön tiedot Henkilöstöpalveluihin työsopimuksen tekemistä varten (uusi henkilö). Uuden henkilön osalta tiedot saadaan suoraan Kuntarekrystä lukuunottamatta HETUn loppuosaa. Jos haku on tapahtunut sisäisesti esim. Yammerin kautta (Harjoittelijat yms.) niin henkilön perustietoja ei ole Kuntarekryssä. Tällöin tulee toimittaa henkilötieto -lomake. Jos kyseessä on jatkosopimus niin henkilötiedot löytyvät ESSi -järjestelmästä ja niitä ei tarvitse tällöin uudelleen toimittaa. Tällöin ilmoitus valitusta henkilöstä Henkilöstöpalveluihin riittää.

13. Yksikkö lähettää Kuntarekryn kautta muille hakijoille sähköpostiviestin, jossa kiitetään osallistumisesta prosessiin. Kuntarekryssä on valmiita pohjia tähän tarkoitukseen, joita voi hyödyntää.

Rekrytointiin liittyvää materiaalia sekä tarkempia ohjeita löytyy https://hameenamk.sharepoint.com/henkilostopalvelut/SitePages/Rekrytointi.aspx

t. Henkilöstöpalvelut